采購培訓國際采購下的總成本概念
作者：許振邦（靈捷咨詢公司顧問C.P.M.)
PRICES
It’s unwise to pay too much. But it’s worse to pay too little.
When you pay too much, you lose a little money, that is all.
When you pay too little, you sometimes lose everything, because the thing you bought was incapable of doing thing it was bought to do.
The common law of business balance prohibits paying a little and getting a lot.
It can’t be done.
If you deal with the lowest bidder, it is well to add something for the risk you run.
And if you do that, you will have enough to pay for something better. There is hardly anything in the world that someone can’t make a little worse and sell a little cheaper --- and people who consider price alone are this man’s lawful prey.
John Ruskin (1919 – 1900 )
當然，采購人員的首要任務是買到價廉物美的東西。東西買貴了，會被人批評為凱子。但是有沒有想過，有時貪圖眼前的利益所損失的可能遠超過所獲得的。大概許多人都有者方面的經驗，挑到一家便宜的修車廠，被狠敲一頓竹杠不說，維修的品質可能也堪憂，售后服務那就更不用說了；挑水果也是一樣，50元一斤的與30元一斤的吃起來口感可能就有些差異。
到正廠維修汽車，雖然零件工資較貴，但頂多是多花一些錢，可是卻較有保障；但是換上來路不明的便宜零件，很可能連正常的功能都無法達到，最后還是得重新更換。當然也不是價格貴的就一定好，最好是“俗又大碗”，但最怕的是買到又貴有不好的東西，這時貨比三家就有其必要性。試想，天下那有白吃的午餐，采購人員不得不特別謹慎。
在需求所在地采購的情況下，采購實際的支付價格為供應商的出廠價格加上內路運費。可是，在跨國性采購的情況下就變得比較復雜，在比價的時候，采購人員有時會被便宜的單價數字所蒙騙，殊不知價格只是其中之一，尚有許多隱性成本在內，如果采購在比價時只選擇最低單價的供應商，在總成本上則得不到什么好處。因此，除了單價本身以外，必須注意以下幾項會影響總采購成本的因素。
一、報價的計價幣值與匯率（Currency and Exchange Rate）
一般供應商的報價多半以美元為計價基礎，因為美元是強勢貨幣。面對匯率的波動，要求以較弱勢的貨幣為基礎的計價方式，對買方是比較有利的。此外，供應商也可與買方訂定相互承擔匯兌風險（Exchange Risk）的合約，例如，匯率變動幅度在正負百分之三以內時，雙方自行吸收匯差損失。
二、國貿條規（INCOTERMS）
國際商會對其所訂定的國際貿易條件的解釋不僅是將這些貿易條件作為價格條件，表示價格的構成，并且將買賣雙方的義務、貨物風險的轉移界限以及供應商應向買方提出何種文件等，都予以詳細的條例規定，采購人員不能不加以注意。
常用的貿易條件為Ex-Work、FOB、FAS或CIF等，在不同條件下，買賣雙方所負擔的責任風險是不同的。FOB條件下，買方的責任是直到貨物裝上船為止。因此，賣方必須負擔裝船的風險，但買方則需負責船運、海險等費用。在CIF條件下，賣方除了必須負擔裝船的風險，還要負擔貨物運至指定目的港口所需的運費及保險費。因此，相同貨物的交易以CIF條件的報價自然較以FOB條件的報價高。
近來由于供應商管理庫存VMI（Vendor Managed Inventories）的作法漸漸被使用，相對應的貿易條件為DDP（Delivered Duty Paid，輸入國稅訖交貨）或DDU（Delivered Duty Unpaid，輸入國稅前交貨）至指定目的地。在DDU條件下，賣方必須支付有關貨物的一切費用，直到其交貨為止，而DDP則賣方還應多負擔輸入通關費用以及輸入稅捐兩項費用，此時買方已將多數風險轉移至賣方身上。在此建議采購人員在任何情況下，可以要求供應商提供Ex-Work為基礎的報價，如此便可以對貨品的出廠成本、運輸成本及關稅等作個別的比較。
三、進口關稅（Import Tax）
進口關稅為一個固定費用，無法討價還價，自不同國家進口產品，其進口關稅的減免也有不同。以尼龍束帶（Cable Tie）產品在法國為例，自臺灣進口此項產品必須繳交百分之七的進口稅，但是自中國大陸進口則可免除此一項目的關稅。因此，依產品別的不同，生產出口所在地也是值得注意的。采購人員可以選擇從貿易最惠國（Most Favored Nation, MFN）進行采購，因為進口關稅通常非常的低，甚至如前例般沒有，對總成本的影響相對就很低了。
四、付款條件（Payment Terms）
信用證（Letter of Credit, L/C）在國際貿易中使用的非常普遍，如果買賣雙方彼此不熟悉，通常在初次交易，可以信用證作為支付的工具，一方面買方可以確定賣方履行交貨的時期，另一方面，供應商也可以獲得較大的付款保證。但以長期采購的觀點，信用證不是非常理想的工具，何況開證費用有時也并不便宜。
當正常交易一段時間后，買方應可要求以電匯（T/T）的方式。至于是30天還是60天或更長，則依交涉的結果有所不同。如果一次訂購金額龐大，不同付款期限下利息的損失部分也需加以考量。有些供應商雖然無法放寬付款期限，卻有數量折扣（Quantity Discount）或現金折扣（Cash Discount）的優惠，采購人員可以多加探詢比較。
五、運輸費（Transportation）
如果賣方不是以CIF報價，運輸費用當然由買方來負擔，無論海運或空運，尋求一個信用良好、價格合理的貨運承攬業者（Freight Forwarder）是非常的重要。如貨物需要上棧板，貨柜內的空間利用率也要加以詳細計算。若是貨品不多，也可考慮供貨的方式，以降低出貨成本。
六、行政管理費（Administration）
國際采購需要有專人來處理訂單及出貨事宜，如非常態性采購可透過貿易公司或中介商為之，但常態性采購卻無法長久如此，因為還牽涉到傭金的支付，成本較高。另外，從事國際采購的人員尚須具備一般國際貿易常識及基本英語溝通能力。許多外商公司在亞洲都設有國際采購辦事處（IPO）的單位，可就進從事一些采購連系工作、出貨檢驗及供應商開發，并兼具情報收集的任務，只要總采購金額夠大，是有其優點。
七、商務出差費用（Business Travel）
跨國性的供應商開發多半以跨功能小組（Cross-Functional Team）方式進行，成員包括采購、工程、品管、市場行銷等人員，其中國際商務差旅以及國際郵電往返的費用都是在當地采購所沒有發生的。
八、交貨前置時間長（Long Lead-time）
國際采購的交貨前置時間（Lead-time）一般都較當地采購為長，以從亞洲貨運至歐洲為例，海運需要花上將近一個月，再加上生產排程所需的時間，訂單很可能在兩三個月之前就要準備下給供應商。如果再遇到供應鏈上的成員供貨無法順利銜接時，交貨時間就要拉的更長了。空運雖然可節省時間，但相對成本也較高。
九、額外的庫存成本（Extra Inventory）
庫存的成本不僅是發生在工廠的庫房內，由于國際采購交貨前置時間很長，存在于運輸線上的貨物便成為正常庫存以外的額外庫存，此類庫存稱之為管線庫存（Pipeline Inventory）或是運輸途中庫存（Transportation Inventory）。運送所需時間愈長，金額數量愈高時，管線庫存的成本就愈高。此外，因為訂購時間長，如采購沒有事先預備一些緩沖庫存以應付不確定需求量的情況，便經常會使用空運方式來應急，勢必會造成不必要的成本增加。
從事國際采購的人員所面臨的供應商有諸多不同之處。在報價條件不相同的情形下，如何衡量最有利于買方的條件是很重要的。除了產品品質必須符合要求外，對以上所提及的每一部分都需做一通盤的分析比較，尋求出最佳的平衡點。不能僅憑便宜的單價，而無視于其他成本的存在及其潛在的影響，這樣才能真正地將采購總成本達到最佳化的目的。
